ปรับแต่งประเภทข้อมูล 1 - Data Type และ ทำ Dropdowns

รูปแบบของ Data Type อื่นๆ ที่ใช่่้บ่อย นอกจาก AutoNumber ได้แก่

Short Text - ข้อมูลประเภทตัวอักษร ต้องมีการปรับขนาดจำนวนตัวอักษรให้เหมาะกับข้อมูล เพื่อประหยัดเนื้อที่โปรแกรม ถ้าไม่จำเป็น อย่าให้เลย 60 ตัวอักษร เนื่องจาก Text ที่มีขนาดเลย 60 ตอนสร้างฟอร์ม Access จะสร้างเป็น Text Box ที่มี Scroll Bar และ มีการขึ้นบรรทัดใหม่ให้ในช่องเดียวกัน เพื่อสามารถใส่ข้อมูลมากๆได้ ซึ่งอันนี้เป็นการหวังดีประสงค์ร้าย เนื่องจากเวลา User คีย์ข้อมูลมักไม่ค่อยดูจอ ทำให้เมื่อคีย์ข้อมูลแล้ว Enter ไปเรื่อยๆ ข้อมูลจะถูกจับใส่บรรทัดใหม่ลงในช่องเดิม ไม่เลื่อนไปไหน

Number - ข้อมูลประเภทตัวเลข ให้ใช้ Number กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ให้คำนวณจริงๆ เท่านั้น ถ้าเป็นพวกเลขอ้างอิง หรือ Reference ให้ใช้เป็น Text เพราะมีความเป็นไปได้ที่อาจมีการเพิ่มตัวอักษรเข้าไปใน Ref ในอนาคต ส่วนรูปแบบหรือ Format ของ Number ให้กำหนดดังนี้

  • Field Size: Double
  • Format : Standard
  • Decimal Places : 2 กรณีต้องการทศนิยมมากกว่า 2 ตำแหน่ง ก็ให้ระบุได้ตามต้องการ
  • Default Value : 0 ส่วนนี้สำคัญมาก หากไม่ใส่ 0 เวลานำ Field นี้ไปคำนวณ ผลจะออกมาเป็นไม่มีค่า หรือ ค่า Null เสมอ เนื่องจากอะไรบวก Null ก็ได้ Null อะไรลบ Null ก็ได้ Null

Date/Time - ถ้าไม่มีเวลามาเกี่ยวข้อง เอาแค่ วัน เดือน ปี ให้ใช้ Format เป็น Medium Date เสมอ เนื่องจาก Medium Date จะแสดงผลเดือนเป็นตัวอักษร อย่าง 13 มีค 59 ทำให้สามารถหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ 02/03 ซึ่งไม่รู้ว่าเป็นเดือน กพ หรือ มีค กันแน่

Drop Down ด้วย Lookup Wizard - สิ่งที่ต้องจำไว้ตลอดเวลาคือ Drop Down เก็บตัวเลขคือ ID ไว้เสมอ หากเราได้มีการเพิ่ม ID ไว้ทุกตารางแล้ว ไม่ได้เก็บเป็น Text อย่างที่ตาเราเห็นตอนคีย์ข้อมูลลงไป