ออกแบบข้อมูลเกี่ยวกับการขาย (Sales) บน Excel โดยพิมพ์โครงสร้างข้อมูลที่ต้องการสำหรับการบันทึกขายลงไปให้มากที่สุด และมีชื่อตารางตลอดจนชื่อคอลัมน์หรือ Field ตามกฏตัวแปร คือ

1. ภาษาอังกฤษ เพื่อให้โปรแกรมทำการประมวลได้เร็วขึ้น เนื่องจากภาษาไทยมี สระ พยัญชนะ วรรณยุกต์
2. สั้น ทำให้จำง่ายโอกาสพิมพ์ผิดน้อย ง่ายต่อการออกแบบฟอร์ม
3. ต้องตั้งให้อ่านไม่ออกโดยการเอาตัวอักษรหน้าของตารางมาใส่หน้า Field เพื่อกันชื่อที่ตั้งไปซ้ำกับ Function ของ Access
4. ไม่มีวรรค เพื่อไม่ให้ Access เข้าใจผิดว่าเป็นตัวแปร 2 ตัว
5. ไม่ใส่เครื่องหมายใดๆ ที่อาจทำให้ Access เข้าใจผิด เป็น บวก ลบ คูณ หาร ฯลฯ
6. ไม่ซ้ำ เพราะหากมีซ้ำ Access จะไม่รู้ว่าชื่อที่เราอ้างถึงหมายถึงตัวแปรตัวไหน

จากนั้นก็ทำการพิจารณาว่า Field ไหนควรทำเป็น Drop Down ให้เลือก แทนการเปิดว่างให้ Key เพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิด และเพื่อให้ได้ประโยชน์ต่อเนื่องอื่นๆ

หลักเกณฑ์ในการพิจารณา คือซ้ำๆ ห้ามคีย์ ตัวอย่างเช่น ชื่อลูกค้า ชื่อสินค้า เป็นต้น

หมายเหตุ : ไม่ทำ Drop Down สำหรับ ตัวเลข กับ วันที่ เนื่อจากทำไปโอกาสผิดก็ยังมีอยู่เต็มที่เหมือนเดิม

ทุก Drop Down ต้องมี Support Table ที่จะถูกนำไปเป็นแหล่งข้อมูลใน Drop Down ก่อน

ดาวน์โหลดตัวโครงสร้างต้นแบบ Structure.xlsx ได้ที่นี่