ออกแบบข้อมูลเกี่ยวกับการขอซื้อ บน Excel โดยพิมพ์โครงสร้างข้อมูลที่ต้องการสำหรับการบันทึกขายลงไปให้มากที่สุด และมีชื่อตารางตลอดจนชื่อคอลัมน์หรือ Field ตามกฏตัวแปร คือ

1. ภาษาอังกฤษ เพื่อให้โปรแกรมทำการประมวลได้เร็วขึ้น เนื่องจากภาษาไทยมี สระ พยัญชนะ วรรณยุกต์
2. สั้น ทำให้จำง่ายโอกาสพิมพ์ผิดน้อย ง่ายต่อการออกแบบฟอร์ม
3. ต้องตั้งให้อ่านไม่ออกโดยการเอาตัวอักษรหน้าของตารางมาใส่หน้า Field เพื่อกันชื่อที่ตั้งไปซ้ำกับ Function ของ Access
4. ไม่มีวรรค เพื่อไม่ให้ Access เข้าใจผิดว่าเป็นตัวแปร 2 ตัว
5. ไม่ใส่เครื่องหมายใดๆ ที่อาจทำให้ Access เข้าใจผิด เป็น บวก ลบ คูณ หาร ฯลฯ
6. ไม่ซ้ำ เพราะหากมีซ้ำ Access จะไม่รู้ว่าชื่อที่เราอ้างถึงหมายถึงตัวแปรตัวไหน

จากนั้นก็มองหาข้อมูลว่าส่วนไหนเป็น Header (ตัวแม่) ส่วนไหนเป็น Details (ตัวลูก) โดยดูจากลักษณะ หนึ่ง ต่อ หลาย อย่างเช่น 1 PO มีหลายรายการ 1 Invoice มีหลายรายการ หรือ 1 ใบเสร็จมีหลายรายการ ตัวที่เป็นหนึ่งจะถูกพิจารณาเป็น Header และตัวรายการของมันจะเป็น Details ที่ต้องถูกแยกออกไปเป็น Table ลูก แล้วใส่ Link Field ไว้เพื่ออ้างกลับถึงตัวแม่ได้

ดาวน์โหลดตัวโครงสร้างต้นแบบ PurchaseStructure.xlsx ได้ที่นี่